Расходы на ГСМ. Документальное оформление списания топлива по нормам

«Лирическое вступление». О консультантах замолвите слово...

Хотелось бы сразу отметить, что эта статья в первую очередь может быть полезной работникам тех организаций, которые не являются автотранспортными. То есть для тех, где автопарк состоит из небольшого количества автомобилей, никаких специальных подразделений нет, проще говоря, где несколько машин возят начальство.

Начнем с того, что в последнее время некоторые видимо большие специалисты безапелляционно заявляют, что расходы нигде не нормируются, а списываются в размере фактических затрат. При этом, исходя из подобных консультаций, получается, что путевые листы нужны исключительно для подтверждения использования автомобиля в служебных целях.

При этом такие консультанты ловко обходят неизбежный вопрос, а как же бухгалтер должен определить этот самый фактический размер.

То есть получается, бухгалтер должен иметь путевые листы лишь в качестве подтверждающих использование автомобиля в служебных целях, а списывать по чекам, талонам, картам указанным в авансовых отчетах водителей, ну и акт какой составить, для очистки совести.

Браво, бухгалтера хлопают в ладоши, всё просто и красиво, зачем раньше считали километраж в путевых листах, смотрели какие-то нормы, долой бюрократизм! К ним дружно присоединяются водители, теперь километраж в путевых листах можно писать прямо с потолка гаража, всё равно ведь теперь - сколько заправил столько и спишут!

На этом можно было бы, и закончить, как говорится и жизнь хороша, и жить хорошо. Однако, как же быть с тем, что в соответствии с законом о бухгалтерском учете: - «совокупность способов ведения экономическим субъектом бухгалтерского учета составляет его учетную политику».

А согласно ПБУ: - «учетная политика организации должна отвечать требованиям полноты, осмотрительности, приоритета содержания перед формой, непротиворечивости и рациональности».

Есть в том же законе и такие слова: – «Экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни».

Обязан, понимаешь, организовать и осуществлять контроль, а вот консультант не обязан, отсюда видимо и такие рекомендации, которые даже в журналах печатают.

Теперь перейдем к налоговому учету, в тех же консультациях на голубом глазу пишут: - « НК РФ не требует нормировать расходы на ГСМ ни для налога на прибыль, ни для налога при УСН. Нормы Минтранса по расходу топлива и смазочных материалов для целей налогообложения необязательны. Это признает и Минфин (Письма Минфина от 27.01.2014 N 03-03-06/1/2875, от 10.06.2011 N 03-03-06/4/67)».

Требований о нормировании расходов НК РФ может и не содержит, зато он содержит вот такие базовые требования к расходам: - «Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме».

Почему-то сразу же вспоминается анекдот:

Урок геометрии в грузинской школе.
Учитель:
– Гоги, нарисуй треугольник.
Гоги рисует.
Учитель просит:
– А теперь докажи, почему это треугольник.
Гоги бьет себя кулаком в грудь и говорит:
– Треугольник, мамой клянусь!

Таким образом, чтобы не выступить в роли Гоги и как поется в одной песне: - «так оставим не нужные споры…», нормы списания ГСМ должны быть, и они должны быть обоснованные. Иначе ни о каком внутреннем контроле в этом случае и быть не может, бухгалтерия просто выполняет учетные функции.

Нормы расхода минтраса и другие виды норм расхода топлива

Итак, сначала самое очевидное насчет норм списания ГСМ. Организации, не относящиеся к автотранспортным, вправе также как автотранспортные использовать нормы, установленные в Методичке Минтранса (приложение к распоряжению Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р).

Однако могут, не значит, обязаны. Следовательно, есть возможность применять какие-то другие обоснованные нормы списания ГСМ, кроме норм Минтранса. Вариантов здесь не так много, хотя кто знает, подойдет любой обоснованный.

Второй по очевидности вариант, это воспользоваться данными, указанными в технической документации завода-изготовителя на конкретный автомобиль. Однако этот способ не очень удачный, всем мы знаем, что одной из характеристик повышающих достоинства автомобиля в глазах покупателей является низкий расход топлива. По этой простой причине, изготовители нередко занижают расход топлива.

На этом этапе можно сравнить нормы списания ГСМ Минтранса и завода изготовителя, выбрав наиболее приемлемые.

Третий способ - разработать собственные нормы, это самый лучший с точки зрения достоверности способ, но при этом и самый так сказать канительный.

Для этого создается комиссия, затем проводятся контрольные замеры, по итогам которых составляется акт или акты где фиксируются километраж и расход топлива.

Такие замеры проводятся в хорошую погоду, при отсутствии пробок, при отключенном кондиционере и т.д. и т.п., поскольку нужны именно «базовые» нормы, от которых потом можно будет «плясать» в сторону их увеличения в зависимости от условий эксплуатации автомобиля.

Четвертый способ, скорее теоретический заказ на разработку нормативов можно перенаправить сторонней организации. Минус здесь в том, что за это удовольствие придется заплатить.

Так или иначе, никто не запрещает выяснить нормы списания топлива всеми четырьмя способами и затем выбрать самый подходящий.

В ряде случаев организациям придется ориентироваться только на данные о расходе ГСМ производителя или на собственные контрольные замеры. Причина банальна, в Методичке Минтранса норм списания для конкретного автомобиля может попросту не оказаться. При этом в любом случае Методичка Минтранса может пригодиться для установления повышающих коэффициентов.

Обоснованно увеличиваем нормы расхода ГСМ

Очевидно, что расход бензина напрямую зависит от того, в каких условиях эксплуатируется автомобиль (какая за бортом погода, летними или зимними шинами оснащена машина, едет автомобиль по пустой трассе или стоит в пробках и т.п.). Можно, попытаться разработать такие коэффициенты самостоятельно. Однако, скорее всего это уже будет лишней и неэффективной работой, здесь следует поступить проще, а именно отталкиваться от размеров коэффициентов, которые рекомендует Минтранс.

«Зимние» коэффициенты

Предельные значения зимних надбавок к нормам расхода автомобильного топлива в Методичке приведены по регионам России. Надбавки определены на основе значений среднемесячных, максимальных и минимальных температур воздуха, данных о средней продолжительности зимнего периода, обобщения опыта эксплуатации автомобильного транспорта в регионах - в соответствии с ГОСТ 16350-80 "Государственный стандарт Союза ССР. Климат СССР. Районирование и статистические параметры климатических факторов для технических целей".

Соответственно, размер «зимней» надбавки может составлять от 5 до 20 процентов в зависимости от региона (федерального округа), где эксплуатируется автомобиль. Например, для Москвы, Брянской области, Республики Татарстан и т.д. надбавка составит 10 процентов, для Кировской области - 12 процентов, для Оренбургской области - 15 процентов, для Республики Саха - 20 процентов и т.д.

Обратите внимание! При использовании установки "климат-контроль" независимо от времени года при движении автомобиля по Методичке может быть применен коэффициент до 7 процентов, при стоянке - до 10 процентов. В этом же размере устанавливается и коэффициент при использовании кондиционера, но в зимнее время года его применение не допускается.

«Списочный» критерий

Базовые нормы расходов на топливо могут быть повышены также в зависимости от численности населения в городе (населенном пункте и т.п.), где работает компания.

Так, при работе автотранспорта в населенных пунктах с численностью населения свыше 5 млн человек применяется коэффициент до 35 процентов, от 1 до 5 млн человек - до 25 процентов; от 250 тыс. до 1 млн человек - до 15 процентов; от 100 до 250 тыс. человек - до 10 процентов; до 100 тыс. человек (при наличии регулируемых перекрестков, светофоров или других знаков дорожного движения) - до 5 процентов.

«Возрастной» критерий

Для автомобилей, находящихся в эксплуатации более пяти лет или с общим пробегом более 100 тыс. км, в Методичке рекомендуется устанавливать повышающий норму расхода топлива коэффициент в размере 5 процентов. К автомобилям старше 8 лет или с общим пробегом более 150 тыс. км коэффициент увеличивается до 10 процентов.

Формула списания гсм

Для легковых автомобилей нормативное значение расхода топлив рассчитывается по формуле:

Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D),

где Qн - нормативный расход топлив, л;

Hs - базовая норма расхода топлив на пробег автомобиля, л/100 км;

S - пробег автомобиля, км;

D - поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, в %.

Пример списания ГСМ по нормам Минтранса . Легковой автомобиль ВАЗ-217030 "Приора", работавший в городе с населением 500 тыс. человек, согласно путевых листов проехал 1000 км в зимнее время года.

Базовая норма расхода топлива на пробег для легкового автомобиля ВАЗ-217030 "Приора" составляет: Hs = 8,2 л/100 км; надбавка за работу в городе с населением 500 тыс. человек (D) составляет 15%, а за работу в зимнее время D = 10%.

Нормативный расход топлива будет равен:

Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D) = 0,01 x 8,2 x 1000 x (1 + 0,01 x (15 +10)) = 102,5 л. 1

1 Не забываем правило, что 2 + 2 х 2 = 6 а и про скобки тоже ;-)

В заключение можно лишь добавить, что выбранный вариант списания ГСМ закрепляется в учетной политике по бухгалтерскому и налоговому учету. Хотя можно попробовать написать, что-то вроде: «расходы на ГСМ не нормируются и списываются в размере фактических затрат, они не противоречивы и рациональны. Эти расходы всегда находятся на контроле и очень хорошо экономически обоснованы. Мамой клянемся».