Как отразить в бухгалтерском и налоговом учете представительские расходы на приобретение алкогольных напитков.

Дано:

Нами для проведения официального приема представителей контрагентов приобретены алкогольные напитки, прием проводился с целью заключения договоров на поставку продукции организации.

Алкогольные напитки приобретены в магазине через подотчетное лицо за 57 340 руб. Приобретение напитков подтверждено авансовым отчетом с приложенным чеком ККТ (НДС не выделен).

Решение задачи:

Первое и основополагающее:

  • согласно п. 17 ПБУ 10 расходы подлежат признанию в бухгалтерском учете независимо от намерения получить выручку, прочие или иные доходы и от формы осуществления расхода (денежной, натуральной и иной);
  • согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Второе и второстепенное:

Исходя из первого, в учете могут возникать разницы, однако следует стремиться к лаконичности, преобладанию так сказать содержания перед формой и именно по этому, никаких изысков ПБУ 18 здесь рассматриваться не будет. Можно отметить лишь, что принципы отражения разниц между БУ и НУ для всех счетов абсолютно одинаковы.

Однако утрировать первое всё же не нужно, так как если следовать буквально, то скажем можно спокойно признавать расходами, например, взятки и откаты. Хотя, если оформить это документально, скажем как оказание консультационных услуг … но это отдельная обширная тема, рассматривать которую здесь мы также не будем.

Третье и важное:

Проводки проводками, однако, не забываем, что обложиться надлежаще оформленными документами не менее важная задача, чем правильное отражение хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета и в налоговых регистрах, если таковые имеются.

Документальное оформление представительских расходов

Факт организации и проведения официального приема должен быть подтвержден:

• приказом руководителя;

• программой мероприятий;

• сметой представительских расходов;

• списание приобретенных алкогольных напитков следует оформить актом на списание, утвержденным руководителем организации.

Бухгалтерский учет представительских расходов

В бухгалтерском учете такое понятие, как представительские расходы, не определено и особого порядка для их учета не установлено. Поэтому принимаем к учету и списываем в таком же порядке, как и остальные расходы.

Приобретенные подотчетным лицом алкогольные напитки, которые будут использованы для проведения официального приема, являются материально-производственными запасами и принимаются к учету по фактической себестоимости, которой в данном случае является сумма, уплаченная продавцу этих напитков.

Алкогольные напитки принимаются к учету на основании утвержденного руководителем авансового отчета с приложенными подтверждающими документами. При этом погашается задолженность работника по подотчетным суммам.

Затраты на проведение представительских мероприятий, в том числе официального приема представителей контрагентов, включаются в состав расходов по обычным видам деятельности в качестве коммерческих (расходов на продажу) (п. 5 ПБУ 10/99). Датой признания указанных расходов в данном случае является дата списания приобретенных алкогольных напитков на представительские цели (п. 16 ПБУ 10/99).

Списание алкогольных напитков на представительские цели оформляется соответствующим первичным учетным документом, составленным по форме, утвержденной руководителем организации (ч. 1, 3, 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Таким первичным документом в данном случае является акт на списание, содержащий обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ.

Бухгалтерские записи производятся в соответствии с правилами, установленными Инструкцией от 31.10.2000 N 94н, и таких записей будет всего две:

Дебет 10 Кредит 71 – отражена покупка алкогольных напитков;

Дебет 26,44 Кредит 10 – отражено списание алкогольных напитков.

Налоговый учет представительских расходов

Для целей налогообложения прибыли затраты на организацию официального приема в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества включаются в состав представительских расходов (п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Для признания представительских расходов, помимо первичных учетных документов, подтверждающих факт приобретения алкогольных напитков для организации официального приема (в том числе прилагаемых к авансовому отчету), следует оформить первичный документ, из содержания которого следует, что данные приобретения использованы организацией именно в представительских целях. (Письма Минфина России от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288, ФНС России от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852 "О документальном подтверждении представительских расходов").

То есть, если акт на списание ТМЦ не содержит такой информации, то добавляем её туда. Проще говоря, пишем в акте, что это не просто списание, а именно списание представительских расходов.

Не следует забывать, что представительские расходы, это нормируемые расходы и если их сумма превысит норматив, то эта часть не должна признаваться расходом.

И напоследок, чтобы жизнь не казалась медом, дабы распитие спиртных напитков не потекло бурной рекой и не привело к пьяному угару.

Четвертое назидательное:

  • Не нужно считать налоговых инспекторов глупее себя, сколько бы вы бумажек не написали, если, допустим, приглашаете представителей, которые и без этого будут рады подписать договора на поставку продукции, то, скорее всего вы получите непризнание расходов, то бишь сокрытие прибыли со всеми вытекающими из этого последствиями. Поэтому помните об экономической обоснованности проводимых расходов.